NUSANTARAEXPRESS, JAKARTA - Menyusul tanggung
jawab baru yang diemban Pertamina
Hulu Rokan (PHR) untuk mengelola Minyak dan Gas Bumi Wilayah Kerja (WK) Rokan mulai
tanggal 9 Agustus 2021, PHR perlu melakukan proses transisi sistem teknologi
informasinya yang berskala besar secara mulus. Menyadari besarnya kontribusi dari
teknologi sistem informasi di dalam proses tersebut, PHR menggandeng Microsoft
sebagai mitra perusahaan dalam menerapkan teknologi modern untuk karyawan.
PHR melakukan modernisasi proses transisi untuk mengoptimalkan sumber
daya mengingat banyaknya sistem yang perlu ditransisi di tengah situasi kerja hybrid,
yaitu perpaduan kerja dari lingkungan kantor dan rumah. Selain itu, modernisasi
juga ditujukan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan mitra kerja dengan
memanfaatkan perangkat komputer perusahaan ataupun pribadi untuk bekerja. Ada
sekitar 26 backend systems dan lebih dari 3.000 perangkat komputer
yang perlu mendapatkan akses dan aktif di sistem baru Pertamina setelah 8
Agustus 2021 tengah malam, agar kegiatan operasional berjalan lancar tanpa gangguan.
Yusfiannur, IT Infrastructure Architect
Pertamina Hulu Rokan mengatakan, “Sebagai bagian dari tim transisi,
terdapat beberapa tantangan yang kami hadapi dalam menyiapkan proses transisi
ini. Pertama, kecepatan waktu. Tepat pada 9 Agustus 2021 pukul 00.00 WIB,
semua sistem lama harus sudah diganti, dan sistem baru harus sudah siap dipakai.
Kami perlu memperbaharui sistem operasi komputer untuk lebih dari 800 komputer karyawan
PHR yang bekerja di rumah dan sekitar 2.200 komputer karyawan yang bekerja di kantor
dalam kurun waktu terbatas. Kedua, kompleksitas dan banyaknya sumber daya yang
dibutuhkan dalam proses transisi apabila dilakukan secara konvensional. Di
tengah masa pandemi Covid-19, keselamatan karyawan menjadi hal yang sangat penting,
sehingga kami harus meminimalisir interaksi fisik antara karyawan dan tim IT.
Hal ini akan sulit dihindari bila dilakukan dengan model lama di mana proses
penggantian sistem harus dibantu oleh tim IT secara berdampingan. Karena itu,
kami menggunakan Microsoft Endpoint Manager untuk mengoptimalkan proses
transisi ini.”
Seperti namanya, endpoint
adalah suatu perangkat komputer yang terkoneksi dengan jaringan di mana ia
terhubung; hal ini mencakup personal computer (PC), computer tablet,
dan smartphone. Melalui Microsoft Endpoint Manager, sebuah solusi
pengelolaan endpoint dari Microsoft, PHR dapat menyiapkan dan
mengeksekusi keseluruhan proses transisi secara hybrid karena
pengelolaan semua endpoint cukup dilakukan di satu platform. Hal
ini mendukung ekosistem perangkat yang beragam, memberikan proteksi terpercaya
yang memungkinkan tim IT memiliki kontrol terhadap aset digital tanpa
memengaruhi produktivitas pengguna, menghadirkan keamanan terpadu dengan kontrol
keamanan Zero Trust, serta melindungi perangkat agar selalu sehat dan comply.
Proses transisi PHR sendiri dimulai pada
Januari 2021 dan dibagi menjadi enam tahap:
1. Planning: Pada
tahap ini, tim transisi menganalisis berbagai sistem yang perlu diubah, serta mengidentifikasi
pengguna yang kritikal untuk mendukung operasi. Dengan demikian, pembaharuan
dapat dilakukan secara gradual berdasarkan skala prioritas.
2.
Proof of concept: Menguji
desain dan fungsi, serta melihat performa solusi endpoint.
3.
Cut over plan: Membuat
rencana untuk pemutusan sistem dari perusahaan lama ke perusahaan baru yang
akan dieksekusi pada saat transisi.
4.
Apps packaging: Mengemas
aplikasi-aplikasi untuk pengguna komputer yang kemudian tersedia di portal
aplikasi perusahaan.
5.
Build & piloting: Menguji
keseluruhan rencana pada pilot user untuk memastikan seluruh skenario deployment
dapat berjalan sesuai ekspektasi.
6. Deployment: Melakukan
penghapusan sistem lama dan pengunduhan sistem baru (wipe and load) pada
ribuan perangkat yang digunakan karyawan PHR dan mitra kerjanya. Pada proses deployment
ini, seluruh sistem berganti menjadi sistem PHR tepat pada 9 Agustus 2021
pukul 00.00 WIB.
“Selama proses
transisi ini, kami berhasil melakukan penggantian sistem perangkat komputer secara
cepat. Prosesnya juga berjalan dengan baik di hari pertama PHR resmi mengelola WK
Rokan. Kami cukup mengirimkan satu USB thumb drive dan prosedur yang
disertakan ke dalam paket Human Resource ke rumah karyawan. Dalam waktu 15
menit untuk proses wipe and load, karyawan dan mitra kerja sudah
dapat masuk ke sistem yang baru dan mulai bekerja. Dulu, proses penggantian
sistem ini membutuhkan waktu 1 sampai 1,5 bulan yang melibatkan tim deployment
besar. Kini, kami bisa selesaikan dalam hitungan hari. Karyawan dan mitra kerja
bahkan bisa melakukannya sendiri,” jelas Yusfiannur.
“Seiring dengan
berjalannya waktu, kami juga melihat adanya pengurangan waktu yang dibutuhkan
IT untuk memberi bantuan ke pengguna secara remote hingga 20% dan
penanganan isu hingga 33%. Dari segi keamanan, tim IT juga dapat mengimplementasikan
berbagai konfigurasi seperti role-based access, enrollment restriction,
compliance policy, app protection policy, dan conditional access dengan
mudah,” tambah Yusfiannur lagi.
Penggunaan Microsoft Endpoint Manager dalam
proses transisi endpoint PHR ini menjadi bagian dari pilot project
bagi Pertamina sebagai perusahaan induk PHR dalam menerapkan konsep modern
workplace, di mana perusahaan memberi kebebasan bagi karyawan untuk memilih
sendiri perangkat yang ingin mereka gunakan (Choose Your Own Device/CYOD),
baik itu perangkat milik perusahaan atau perangkat pribadi (Bring Your Own
Device/BYOD). Kesuksesan ini pun menjadi teladan transformasi digital Badan
Usaha Milik Negara dalam mendorong pembangunan ekonomi nasional yang
berkelanjutan, seiring dengan perkembangan zaman.
Wahjudi
Purnama, Modern Work and Security Business Group Lead Microsoft Indonesia mengatakan, “Kami sangat bangga dapat
membantu PHR dalam melakukan transisi ini secara mulus. Hal ini menjadi salah
satu contoh best practice bagaimana pengimplementasian hybrid work
yang tidak berkompromi terhadap aspek keamanan dapat dilakukan secara sederhana.
Ke depan, kami percaya bahwa kebutuhan hybrid work akan meningkat secara
signifikan dan Microsoft siap untuk mendukung setiap penggunanya dalam
implementasi cara kerja modern ini”.
Selengkapnya mengenai pengalaman transisi sistem PHR, saksikan di versi on-demand webinar berikut: aka.ms/EndpointOnDemand [Red-Rls]